Vos services publics



Archives-Documentation : entre mémoire et modernité

Véritable mémoire de la ville, le service Archives-Documentation assure à la fois un travail de conservation et d’information pour les Chevillais comme pour les autres services publics municipaux.

Le bureau occupe la moitié de ce qui était la salle des mariages et du conseil du temps de l’ancienne mairie, le parquet est d’époque, le lustre et le miroir sont d’apparat et la cheminée, décorative, est de marbre ; le lieu sied on ne peut mieux au service Archives-Documentation. Ici on conserve, on informe, on documente, … Marc Ellenberger, responsable du service, et Patricia Bandou, documentaliste, se partagent les tâches. C’est dans une salle au sous-sol de la mairie que sont stockés tous les documents anciens de la ville : permis de construire depuis 1928, plans de la commune depuis 1812, cadastres depuis 1842, délibérations du Conseil municipal depuis 1845, listes électorales depuis 1903, … Point d’orgue de cette « collection » : une petite armoire anti-feu dans laquelle sont conservés précieusement les registres paroissiaux, dont le plus ancien date de 1626, les registres d’état civil depuis 1792 et les délibérations datant de 1846 à 1970.

Les documents les plus anciens (dont un registre de 1626) nécessitent une attention particulière. Ce sont autant de trésors précieux que Marc Ellenberger, l’archiviste municipal, protège dans une armoire anti-feu.

Aux Archives, il n’y a que les documents d’état civil de plus de 100 ans, ceux plus récents sont conservés au service de l’État civil. Les services situés au 40, rue Élisée Reclus ont également leurs propres archives. Avec la mise en place de la gestion électronique des documents, le service Archives-Documentation s’est également tourné vers la modernité. Ainsi, de nombreux documents anciens émanant de différents services ont été numérisés tandis que les documents récents sont désormais directement entrés par les services eux-mêmes dans une base de données, ce qui facilite leurs consultations en cas de nécessité. Ce qui est chose récurrente, les services étant les premiers demandeurs de documents au service des Archives. Ce qui n’empêche pas les Chevillais de régulièrement pousser la porte du petit bureau pour s’enquérir qui d’une réglementation, qui d’informations sur la commune, qui de renseignements sur leurs ascendants, … Demandes auxquelles le service Archives-Documentation aime à répondre, dans le respect de la légalité, mue par son désir de transmettre cette mémoire chevillaise dont il est le gardien. C’est dans cet esprit que Marc Ellenberger anime des conférences et des visites auprès des écoles, du foyer Gabriel Chauvet, dans le cadre des journées du patrimoine, …

Le saviez vous...

Les archives, propriétés de la commune sont imprescriptibles et ne peuvent être cédées. Certaines sont vouées à l’élimination passé un délai légal, une élimination qui doit se faire selon un procédé respectant l’anonymat des personnes évoquées dans les documents. La communication des archives au public est soumise à une réglementation stricte imposant un délai pouvant aller jusqu’à 100 ans (75 ans pour les documents d’état civil).

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