Au service de la vie associative

Le service municipal des relations publiques

Le service des Relations publiques assure les relations avec la vie associative chevillaise et dans ce cadre, propose les services suivants aux associations :

• Suivi administratif des questions relatives à la vie associative (conventions, projets d’expositions, participation des associations aux manifestations municipales, …) ;
• Suivi et instruction des dossiers de demandes de subventions ;
• Mise à disposition de salles et de matériel ;
• Gestion du fichier des associations.

Dans le cadre de ses missions en direction du monde associatif, le service des Relations publiques assure également la gestion du fonctionnement de la maison des associations Lucie Aubrac .

Maison des associations Lucie Aubrac

En 2007, la Municipalité a souhaité renforcer son appui au monde associatif chevillais en créant un espace qui lui soit dédié : la maison des associations Lucie Aubrac. Inaugurée le 9 mai 2007, elle répond à la volonté municipale d’encourager la vie associative chevillaise. Cet espace, réservé aux associations domiciliées à Chevilly-Larue, est un outil mis à leur disposition afin de faciliter et d’accompagner l’organisation de leurs activités au quotidien. Les associations peuvent y organiser leurs activités régulières (réunions, ateliers, rencontres, …) et des événements (expositions, manifestations, …). Une quinzaine d’associations est domiciliée à la maison des associations Lucie Aubrac. Parmi elles, sept bénéficient de la mise à disposition d’un local permanent. À l’heure actuelle, il n’y a plus de local disponible.

Accès

La maison des associations est accessible aux associations chevillaises ayant constitué un dossier d’inscription comprenant, pour une première demande, les pièces suivantes :

• une copie de la déclaration en préfecture ;
• une attestation d’assurance responsabilité civile qui couvre les activités de l’association ;
• le règlement intérieur de la maison des associations dûment signé.

Horaires

La maison Lucie Aubrac est accessible aux horaires suivants :

Les services proposés

La mise à disposition de salles :

• une salle commune au rez-de-chaussée d’une capacité maximale de 50 personnes ;
• une salle de réunion au sous-sol d’une capacité maximale de 15 personnes ;
• une salle commune au rez-de-chaussée (plateau supérieur) d’une capacité maximale de 20 personnes.

La domiciliation des associations chevillaises

L’association sollicite un entretien avec le service des Relations publiques (au 01 45 60 18 26 ou par message électronique à rduany@ville-chevilly-larue.fr) pour présenter son activité. Après examen du dossier, l’association doit adresser une demande écrite d’autorisation de siège social à monsieur le Maire. Après avis favorable de la municipalité, une attestation d’autorisation de siège social à la maison des associations est alors adressée à l’association qui doit déclarer la domiciliation auprès de la sous-préfecture de l’Haÿ-les-Roses. Une fois la déclaration de domiciliation effectuée (récépissé), l’association bénéficie d’une boîte aux lettres à la maison des associations.

Durant les horaires de permanence de l'agent communal :

• une aide à la création d’associations ;
• un appui à la constitution des dossiers administratifs ;
• la possibilité de faire des photocopies (les demandes doivent impérativement correspondre à des besoins liés à l’activité de l’association) ;
• la consultation de guides pratiques, courriers type, modèles de statuts, revues, …, spécialisés dans le domaine associatif.

Création d'une association à but non lucratif (loi 1901)

Pour obtenir la personnalité morale et la capacité juridique, une association doit être rendue publique par deux formalités :

1) La déclaration en préfecture

Procédure gratuite à effectuer auprès de la sous-préfecture de l’Haÿ-les-Roses qui doit contenir les éléments suivants :

• le nom exact de l’association suivi du sigle s’il y a lieu ;
• son objet ;
• l’adresse du siège social ;
• les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes chargées de l’administration ;
• deux exemplaires des statuts rédigés et signés par deux personnes au moins en charge de l’administration de l’association.

Un récépissé de déclaration est alors adressé à l’association.

2) La publication de l’acte de déclaration par insertion au Journal Officiel.

La sous-préfecture se charge de transmettre cette demande à la direction du Journal Officiel. La publication doit être effective dans le mois qui suit la déclaration en préfecture. Coût forfaitaire de la publication au JO de la déclaration de l’association : 39,06€ (au 1^er janvier 2009).
Les associations déclarées doivent rédiger leurs statuts qui fixent les modalités internes de fonctionnement de l’association (à titre indicatif, un modèle est disponible à la maison des associations). Toute association doit tenir un registre sur lequel sont inscrits tous les changements intervenus dans la vie de l’association et qui peut être consulté par les autorités administratives et judiciaires. Les changements dans l’administration de l’association (y compris sa dissolution) et les modifications dans les statuts doivent être déclarés auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture dans les trois mois.

Constitution d'un dossier de demande de subvention(s)

Les dossiers de demande de subvention(s) sont disponibles au service des Relations publiques à compter du début du mois de septembre pour des demandes concernant l’année qui suit. Les dossiers dûment complétés doivent être retournés au plus tard à la fin du mois de septembre accompagnés de pièces obligatoires (bilan et comptes de résultats, relevé d’identité bancaire, …).
Les dossiers sont examinés par les commissions municipales compétentes. À l’occasion du vote du budget de l’année en cours, le conseil municipal vote le montant des subventions allouées aux associations. Tout dossier incomplet ou envoyé au-delà des délais impartis n’est pas instruit.

Contacts et adresses utiles

Service municipal des Relations publiques

100, avenue du Général de Gaulle
Véronique Bourdon : 01 45 60 18 29
Rubèn Duany : 01 45 60 18 26
Courriels :
vbourdon@ville-chevilly-larue.fr
rduany@ville-chevilly-larue.fr
Fax : 01 45 60 19 03

Maison des associations Lucie Aubrac

14, rue Élisée Reclus
Tél. : 01 49 78 08 66
Desservie par le bus La Colombe (arrêt “Élisée Reclus”)

Proj’aide

Centre de ressources du Conseil général du Val-de-Marne spécialisé dans la vie associative.
Propose des formations gratuites, une aide à la création d’associations, un accompagnement de projets et un partage d’expériences entre associations.
Conseil général du Val-de-Marne
Immeuble Thalès
27, rue Olof Palme
94 000 Créteil
Tél. : 01 49 56 85 37

Site internet : http://projaide.cg94.fr
Le service Proj'aide publie une revue bimestrielle Coup de Proj'ecteur.

Sous-préfecture de l’Haÿ-les-Roses
2, avenue Larroumès
94 246 L'Haÿ-les-Roses cedex
Tél : 01 49 56 65 00